1. Renseignements que nous recueillons

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à la fourniture du service.

Position géographique : nous ne conservons jamais vos coordonnées GPS. Si vous cliquez sur « Utiliser ma position », vos coordonnées sont transmises à OpenStreetMap uniquement pour trouver une adresse; seule l’adresse que vous retenez est enregistrée avec le projet.

• Compte et identité : nom, adresse courriel, rôle dans l’organisation, langue préférée.
• Entreprise : nom, adresse, téléphone, courriel, pays, région, code postal et numéros d’identification d’entreprise (NEQ, TPS/TVH, TVQ, RBQ, EIN, TVA, SIRET).
• Projets et clients : nom et courriel du client, adresse du projet, description, photos, esquisses, plans, livrables et commentaires.
• Concepts générés : descriptions et images produites à votre demande à partir des photos et des textes que vous fournissez.
• Renseignements techniques : journal de connexion et adresse IP, conservés pour la sécurité et le dépannage. [À COMPLÉTER : préciser les journaux conservés et leur durée exacte.]
• [À COMPLÉTER : toute autre catégorie recueillie, par exemple les renseignements de facturation ou de paiement traités par un tiers.]

2. Pourquoi nous les utilisons (finalités)

Nous n’utilisons pas vos renseignements à d’autres fins sans votre consentement. [À COMPLÉTER : préciser toute finalité additionnelle, par exemple l’envoi d’infolettres ou la mesure d’audience.]

• Créer et gérer votre compte, votre organisation et les accès de vos membres.
• Créer, suivre, partager et archiver vos projets, vos fichiers et vos livrables.
• Produire les concepts, plans et rendus que vous demandez.
• Préparer vos soumissions, estimations et factures.
• Vous envoyer les courriels de service et les notifications liées à vos projets.
• Assurer la sécurité du service, prévenir la fraude et traiter les incidents.
• Respecter nos obligations légales et comptables.
• Améliorer la qualité du service.

3. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements seulement le temps nécessaire aux finalités décrites, puis nous les détruisons de façon sécuritaire. Les durées ci-dessous sont appliquées par l’application et vérifiées périodiquement par notre équipe.

Liens vidéo des relevés (relevé à partir d’une vidéo) : effacés automatiquement 90 jours après la livraison du relevé. Le relevé produit et les fichiers qui en découlent restent conservés selon la règle des fichiers de projet.

Données visées par une demande de suppression de compte ou de fermeture d’entreprise : effacées 30 jours après que la demande a été complétée.

• Compte, profil et consentements : pendant la durée d’utilisation du service, puis 12 mois après la dernière connexion.
• Projets, fichiers, concepts et livrables : pendant la vie du projet, puis 24 mois après la dernière activité du projet.
• Factures, soumissions et pièces comptables : 10 ans après la fin de l’exercice financier, comme l’exige la loi fiscale.
• Demandes de confidentialité : 24 mois après leur clôture, comme preuve du traitement de la demande.
• Journaux techniques : 12 mois.
• [À COMPLÉTER : faire confirmer ces durées par votre conseiller juridique et les ajuster aux obligations de votre entreprise.]

4. Services tiers et lieux d’hébergement

Chaque fournisseur n’accède qu’aux renseignements nécessaires à sa fonction et doit offrir des protections équivalentes aux nôtres.

• Base44 — hébergement de l’application, des données et des fichiers. [À COMPLÉTER : confirmer la région des serveurs.]
• Fournisseur d’intelligence artificielle (génération d’images) — reçoit les descriptions et les photos que vous soumettez afin de produire un concept. [À COMPLÉTER : nommer le fournisseur, sa région et confirmer le traitement.]
• OpenStreetMap (service Nominatim) — reçoit les coordonnées seulement lorsque vous cliquez sur « Utiliser ma position », pour trouver une adresse.
• Service de courriel — transmet les courriels de service et les liens de partage que vous envoyez. [À COMPLÉTER : nommer le fournisseur et la région.]
• [À COMPLÉTER : ajouter tout autre fournisseur, par exemple le service de paiement ou de signature électronique.]

5. Transferts hors du Québec

Certains fournisseurs peuvent héberger ou traiter des renseignements à l’extérieur du Québec. Avant tout transfert, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée prévus par la Loi 25 (sensibilité des renseignements, finalité, protections offertes, encadrement juridique du pays de destination) et nous nous assurons que le renseignement bénéficie d’une protection adéquate.

[À COMPLÉTER : indiquer les pays de destination après avoir réalisé l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et l’avoir documentée.]

6. Vos droits

Nous répondons à une demande d’accès, de rectification ou de suppression dans les 30 jours suivant sa réception.

Télécharger vos données : ouvrez « Mon compte » dans l’application et cliquez sur « Télécharger mes données ». Vous obtenez immédiatement un fichier JSON qui contient votre profil, vos adhésions aux entreprises, vos consentements et vos demandes. Un propriétaire d’entreprise peut aussi exporter, depuis les paramètres de l’entreprise, l’ensemble des données de celle-ci (projets, clients, soumissions et factures en JSON et en CSV, plus des liens temporaires vers les fichiers).

Demander la suppression : dans « Mon compte », cliquez sur « Demander la suppression de mon compte ». Un propriétaire peut demander la fermeture de son entreprise depuis les paramètres de l’entreprise. Nous accusons réception par courriel, traitons la demande dans les 30 jours et vous avisons à chaque changement de statut. Une fois la demande complétée, les données visées sont effacées 30 jours plus tard, sauf celles que la loi nous oblige à conserver (par exemple les pièces comptables).

Vous pouvez aussi écrire au responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent à la fin de cette politique, ou adresser une plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retirer votre consentement, sous réserve de nos obligations légales et des engagements déjà pris.
• Obtenir la portabilité de vos renseignements informatisés, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Demander la suppression de vos renseignements, sous réserve des durées de conservation obligatoires.

7. Témoins (cookies) et technologies semblables

L’application utilise les témoins strictement nécessaires à l’authentification et au maintien de votre session.

[À COMPLÉTER : confirmer si des témoins de mesure d’audience ou de publicité sont utilisés et, le cas échéant, prévoir le consentement requis.]

8. Sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables : accès par compte et par rôle, cloisonnement des données par organisation, fichiers conservés dans un espace privé accessible par lien temporaire, et journalisation des accès.

En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.

[À COMPLÉTER : décrire les autres mesures de sécurité et la procédure de gestion des incidents.]

9. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique; la version et la date de mise à jour figurent en tête du document. Si une modification change la façon dont nous traitons vos renseignements, votre acceptation sera demandée de nouveau à votre prochaine connexion.

10. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question ou pour exercer un droit (accès, rectification, retrait du consentement, portabilité, suppression), communiquez avec le responsable désigné ci-dessous.

1. Information we collect

We collect only the information needed to provide the service.

Location: we never store your GPS coordinates. If you click “Use my position”, your coordinates are sent to OpenStreetMap solely to find an address; only the address you keep is saved with the project.

• Account and identity: name, email address, role in the organization, preferred language.
• Company: name, address, phone, email, country, region, postal code and business identification numbers (NEQ, GST/HST, QST, RBQ, EIN, VAT, SIRET).
• Projects and clients: client name and email, project address, description, photos, sketches, plans, deliverables and comments.
• Generated concepts: descriptions and images produced at your request from the photos and text you provide.
• Technical information: sign-in log and IP address, kept for security and troubleshooting. [TO BE COMPLETED: state which logs are kept and for how long.]
• [TO BE COMPLETED: any other category collected, for example billing or payment information handled by a third party.]

2. Why we use it (purposes)

We do not use your information for other purposes without your consent. [TO BE COMPLETED: state any additional purpose, for example newsletters or audience measurement.]

• To create and manage your account, your organization and your members’ access.
• To create, track, share and archive your projects, files and deliverables.
• To produce the concepts, plans and renderings you request.
• To prepare your quotes, estimates and invoices.
• To send service emails and notifications about your projects.
• To keep the service secure, prevent fraud and handle incidents.
• To meet our legal and accounting obligations.
• To improve the quality of the service.

3. How long we keep it

We keep your information only as long as needed for the purposes described, then destroy it securely. The periods below are applied by the application and checked periodically by our team.

Survey video links (survey from a video): automatically erased 90 days after the survey is delivered. The survey produced and the files derived from it stay under the project files rule.

Information covered by an account deletion or a company closure request: erased 30 days after the request is completed.

• Account, profile and consents: for as long as the service is used, then 12 months after the last sign-in.
• Projects, files, concepts and deliverables: for the life of the project, then 24 months after the last activity on the project.
• Invoices, quotes and accounting records: 10 years after the end of the fiscal year, as tax law requires.
• Privacy requests: 24 months after they are closed, as evidence that the request was handled.
• Technical logs: 12 months.
• [TO BE COMPLETED: have these periods confirmed by your legal advisor and adjust them to your own obligations.]

4. Third-party services and hosting locations

Each provider accesses only the information needed for its function and must offer protections equivalent to ours.

• Base44 — hosting of the application, the data and the files. [TO BE COMPLETED: confirm the server region.]
• Artificial intelligence provider (image generation) — receives the descriptions and photos you submit in order to produce a concept. [TO BE COMPLETED: name the provider, its region, and confirm the processing.]
• OpenStreetMap (Nominatim service) — receives coordinates only when you click “Use my position”, to find an address.
• Email service — delivers service emails and the share links you send. [TO BE COMPLETED: name the provider and the region.]
• [TO BE COMPLETED: add any other provider, for example a payment or e-signature service.]

5. Transfers outside Quebec

Some providers may host or process information outside Quebec. Before any transfer, we assess the privacy factors required by Law 25 (sensitivity of the information, purpose, protections in place, legal framework of the destination country) and make sure the information benefits from adequate protection.

[TO BE COMPLETED: list the destination countries once the Privacy Impact Assessment (PIA) has been completed and documented.]

6. Your rights

We answer an access, correction or deletion request within 30 days of receiving it.

Download your data: open “My account” in the application and click “Download my data”. You immediately get a JSON file containing your profile, your memberships in companies, your consents and your requests. A company owner can also export the whole company dataset from the company settings (projects, clients, quotes and invoices as JSON and CSV, plus temporary links to the files).

Request deletion: in “My account”, click “Request deletion of my account”. An owner can request the closure of their company from the company settings. We acknowledge receipt by email, handle the request within 30 days and notify you at every status change. Once the request is completed, the information covered is erased 30 days later, except what the law requires us to keep (for example accounting records).

You may also write to the Privacy Officer, whose contact details appear at the end of this policy, or file a complaint with the Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

• Access the personal information we hold about you.
• Have inaccurate, incomplete or ambiguous information corrected.
• Withdraw your consent, subject to our legal obligations and commitments already made.
• Obtain portability of your computerized information in a structured, commonly used technological format.
• Request deletion of your information, subject to mandatory retention periods.

7. Cookies and similar technologies

The application uses cookies strictly necessary for authentication and keeping your session open.

[TO BE COMPLETED: confirm whether audience measurement or advertising cookies are used and, if so, provide for the required consent.]

8. Security

We apply reasonable security measures: account-based and role-based access, data segregation by organization, files kept in private storage reachable only through temporary links, and access logging.

If an incident presents a risk of serious harm, we notify the Commission d’accès à l’information and the people concerned.

[TO BE COMPLETED: describe the other security measures and the incident handling procedure.]

9. Changes to this policy

We may change this policy; the version and the update date appear at the top of the document. If a change affects how we handle your information, we will ask for your acceptance again at your next sign-in.

10. Privacy Officer

For any question, or to exercise a right (access, correction, withdrawal of consent, portability, deletion), contact the officer designated below.